在日常的生活和工作中，我们经常要从事文字工作，但是，在实际应用的过程中，我们发现在公文、论文、计划、总结、试卷、证书、奖牌等文字材料中，存在不少使用不规范的序号、标点符号、和汉语拼音，以及年月日应用的不规范。那么，如何规范使用？请注意以下几个方面的问题。

一、文字材料中序号、标点的正确使用

1．“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

2．“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

3．“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。

5．文章的层次顺序应依次是：一、二、三、 （一）（二）（三）  1. 2. 3.    (1) (2) (3)

二、年份中“零”的正确使用

1.年份如用中文形式表示，如“二○○六年八月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择，或者直接在“插入”栏内选择“日期和时间”即可），年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。

2.按“国家标准”，国家行政机关的公文的日期应该用汉语表示。

3.各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。如：二00六 （错误）、二OO六（错误）、二○○六（正确）

三、公文的年份中“括号”的正确使用

印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔 〕”（也叫六角括号），而不应该用小括号“（ ） ”或方括号“[  ] ”或英文中使用的“【 】”。

如：湘 语 （2006） 5号  （不规范）

湘 语  [2006]  5号 　（不规范）

湘 语 【2006】 5号  （不规范）

湘 语 〔2006〕 5号  （规 范）

四、正确区分连接号和破折号

1．凡文中使用连接号的应该使用“—”或“～”，而不使用 “——”。

如：2005年9月—10月中的“—”（使用规范）

100～300公斤中的“～”（使用规范）

2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）

五、汉语拼音注音字母的正确使用

1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2．分连写：词内连写，词间分写。

例：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONGCHANG SUOQINGWUXIYAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，属不规范。

以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG  CHANG SUO  QINGWU  XIYAN